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設計工作術 | 提升工作效率,工具小分享

in 工具分享
by Debby
6 月 09,2021
4 min read

內容目錄

  • 保持彈性
  • 大項目拆成適當的小任務
  • 確認核心目標
  • 工具分享 – 專注清單
  • 建立一個專注的音樂清單
    • 1. Lofi Girl (Youtube)
    • 2. Noisli (Website)
    • 3. Coffee Shop Noise – (Spotify)
設計工作術 | 提升工作效率,工具小分享
Photo by STIL on Unsplash

延續上篇 設計工作術 |學習新事物,也許你可以嘗試這麼想 以下這篇內容將會分享遇到這麼多想做或是同時進行多項工作時,有哪些小工具或心態分享。那我們正文開始吧!

保持彈性

我認為在執行多工時,永遠要對執行事物保持著『彈性』。這裡的彈性是保持這執行事物的出錯或延宕的可能性。

過去我會有一種害怕失敗,想要一次做到位、完美的心態,這樣導致很多事情不敢做、或是拖太久,甚至是我會在腦中想好如何完成一項工作的過程,但這一個『完美』的想像,會導致內心裡對這件事感到負擔,然後就一直拖延著。

後來,如果是一項大計畫,剛開始執行時,先想個大致的執行輪廓,然後就下去執行。也提醒著自己,因為還不熟所以會出錯、失敗都是很正常的,重要是至少我『開始做了』,做多或少都不要緊。

如果覺得時間很緊或發現計畫規劃上還漏掉什麼重要個技術、資源等,那麼就調整計畫,也許停下來,也許下次再執行同樣的工作時時間抓長一點,讓自己有容許犯錯然後在調整的這個彈性,慢慢的一點一點調整。

大項目拆成適當的小任務

將複雜或龐大的工作拆解成小步驟然後一一完成。如果你有看過原子習慣,也同樣指出建立好習慣剛開始應該是不費力的、持續的一點一點進行著 (書中包含大量的執行方式建議、案例分享,蠻推薦看這本書喔!)

你確實可以拆解更多小的 Task 執行,但我這邊所提的小階段還包含不管有沒有明確條列出的 Task ,而是你可能腦中會先想過一些,或是利用零碎時間做一些等都算。

拆分小任務 - from asana
在 Asana 的任務卡片上可以在拆分小任務執行 (subtask) 甚至為 subtask 加入時間

原先我也列了類似像上面這樣包含時間、細項等,後來發現列太細、同一天反而會出現很多非常細的任務,導致看起來那天看起來非常的忙、有很多事。於是我將類似像設計工作、寫文章等,這種比較是以發想、為主的工作僅會條列重要的時間點,例如初稿、上稿等。

然後在平時有空就會做一點,然後交稿前一天可能會完成超過五成等,或是提前完成。

至於是屬於例行公事或是清點清單等,就會拆分小 Task,為的是不要漏掉或是怕忘記。

確認核心目標

執行大專案或是需要長時間持續進行的工作時,時常會在做例行公事或細項工作時,會忘了為什麼而忙,導致做起來可能會力不從心。遇到類似這樣情況時,會建議不管是生活目標或是工作上,不妨列下屬於自己的 OKR or OGSM 清單,主要內容包含 你的核心目標、如何執行與衡量方式,不同的清單或計畫會需要填寫不同的內容,如果你尚未執行過 OKR 或是 OGSM 的話,會建議嘗試執行一個工作項目,然後看看自己是否有改善工作執行的狀態。

從去年我試著寫生活的 OGSM 清單,想做什麼就寫下去,大概規劃和執行看看、每個月看一下清單,什麼正在做或是有哪些忘了、延後了,也許有的可以調整,也許有的心力不夠或時間不夠, 就先暫緩;看到其中完成的項目時就會覺得很有成就感。

我後來有再加入檢討的欄位,紀錄一下為什麼取消或延後等。但就僅作紀錄,等到年底或隔年初時再回顧時就會思考也許下次還能試試看?

會認為在列這些清單給我最大的幫助不是如何執行、規劃,而是比較有意識地去想『我是為了什麼而做』。

OGSM 示範 - 生活目標
以 OGSM 示範的生活目標 (點擊可看大圖)

工具分享 – 專注清單

專注清單是一個以番茄鐘+待辦清單的 app ,會使用這個工具最主要的是因為能夠『紀錄時間』。

這有助於估算工作時數:

譬如以 25 分鐘為單位,如果一項工作的時數是 1 小時,那就是 2.4 顆番茄。如果是接案工作的話,就會讓自己至少要在 3 顆番茄內完成,如果超過很多可能就要思考自己是否部分花比較多時間、這樣下次時間估算可能就要調整。

這樣就能夠清楚的算出工作時數、費用喔!如果有興趣不妨試試看!

或是可以在網路上搜尋工作時數紀錄、番茄鐘,相信有其他 App 或工具。

建立一個專注的音樂清單

我在撰寫文章或整理思考文件時,會聽純音樂或白噪音讓我持續專注在工作上,有些人可能是全然安靜的狀況下效率是最好的,你可以嘗試在 Spotify 或 Youtube 上搜尋 “focus” 或是純音樂,試著聽聽看,什麼適合自己的。以下我將分享我常聽的專輯或是頻道:

1. Lofi Girl (Youtube)

Lofi Girl 是一個在 Youtube 上循環動畫、 Lofi 風格的純音樂直播的頻道,看著循環動畫 (看書的女生)再加上音樂,整得非常療癒 (而且還會不自覺得一直看下去 XD)

影片裡的女孩,專注著看書或寫字,有種陪伴、平靜的感覺。 😌

Lofi girl
Lofi girl 截圖至影片:https://youtu.be/lTRiuFIWV54

2. Noisli (Website)

Noisli 是一個線上專注音樂網站的網站,使用者可以選擇想要聽到的白噪音或是環境音,混合成自己喜歡的專注音樂。雖然免費版有每天的播放時間上限,但足夠播一個白天! 他們的環境音樂處理的很好,非常自然!如果你透過專輯或播放清單,會因為曲目交換時的斷點而影響專注的話,這個網站就是一個很不錯的選擇喔!

3. Coffee Shop Noise – (Spotify)

如果你也是受疫情影響而 WFH 的話,會懷念悠閒的在咖啡館裏的時光嗎?不管是在咖啡館裡與朋友相聚或是工作。我在 Spotify 上找到這張專輯,每次工作時就都不自覺得一直聽下去。

總結,執行複雜或龐大的工作內容時,先放輕鬆一點,讓自己保持著可以有錯誤並保持調整修正的彈性,至少肯定自己已經開始執行了。然後再確認執行項目的核心價值,確保自己在做的過程當中不忘初衷,最後可能結合像是番茄鐘、營造讓自己專注的環境等,輔助維持處理工作的效率。

以上就是我在專注、提升工作上的幾個小工具、心得分享,如果你也有專注工作的方法或使用工具、音樂,都不妨回信給我喔!和我們分享喔!

謝謝你這次的閱讀!

Tags: 經驗分享
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Debby

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Web designer. CSS / Figma Lover. 🍹

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