延續上篇 設計工作術 ｜學習新事物，也許你可以嘗試這麼想 以下這篇內容將會分享遇到這麼多想做或是同時進行多項工作時，有哪些小工具或心態分享。那我們正文開始吧！
保持彈性
我認為在執行多工時，永遠要對執行事物保持著『彈性』。這裡的彈性是保持這執行事物的出錯或延宕的可能性。
過去我會有一種害怕失敗，想要一次做到位、完美的心態，這樣導致很多事情不敢做、或是拖太久，甚至是我會在腦中想好如何完成一項工作的過程，但這一個『完美』的想像，會導致內心裡對這件事感到負擔，然後就一直拖延著。
後來，如果是一項大計畫，剛開始執行時，先想個大致的執行輪廓，然後就下去執行。也提醒著自己，因為還不熟所以會出錯、失敗都是很正常的，重要是至少我『開始做了』，做多或少都不要緊。
如果覺得時間很緊或發現計畫規劃上還漏掉什麼重要個技術、資源等，那麼就調整計畫，也許停下來，也許下次再執行同樣的工作時時間抓長一點，讓自己有容許犯錯然後在調整的這個彈性，慢慢的一點一點調整。
大項目拆成適當的小任務
將複雜或龐大的工作拆解成小步驟然後一一完成。如果你有看過原子習慣，也同樣指出建立好習慣剛開始應該是不費力的、持續的一點一點進行著 (書中包含大量的執行方式建議、案例分享，蠻推薦看這本書喔！)
你確實可以拆解更多小的 Task 執行，但我這邊所提的小階段還包含不管有沒有明確條列出的 Task ，而是你可能腦中會先想過一些，或是利用零碎時間做一些等都算。
原先我也列了類似像上面這樣包含時間、細項等，後來發現列太細、同一天反而會出現很多非常細的任務，導致看起來那天看起來非常的忙、有很多事。於是我將類似像設計工作、寫文章等，這種比較是以發想、為主的工作僅會條列重要的時間點，例如初稿、上稿等。
然後在平時有空就會做一點，然後交稿前一天可能會完成超過五成等，或是提前完成。
至於是屬於例行公事或是清點清單等，就會拆分小 Task，為的是不要漏掉或是怕忘記。
確認核心目標
執行大專案或是需要長時間持續進行的工作時，時常會在做例行公事或細項工作時，會忘了為什麼而忙，導致做起來可能會力不從心。遇到類似這樣情況時，會建議不管是生活目標或是工作上，不妨列下屬於自己的 OKR or OGSM 清單，主要內容包含 你的核心目標、如何執行與衡量方式，不同的清單或計畫會需要填寫不同的內容，如果你尚未執行過 OKR 或是 OGSM 的話，會建議嘗試執行一個工作項目，然後看看自己是否有改善工作執行的狀態。
從去年我試著寫生活的 OGSM 清單，想做什麼就寫下去，大概規劃和執行看看、每個月看一下清單，什麼正在做或是有哪些忘了、延後了，也許有的可以調整，也許有的心力不夠或時間不夠， 就先暫緩；看到其中完成的項目時就會覺得很有成就感。
我後來有再加入檢討的欄位，紀錄一下為什麼取消或延後等。但就僅作紀錄，等到年底或隔年初時再回顧時就會思考也許下次還能試試看？
會認為在列這些清單給我最大的幫助不是如何執行、規劃，而是比較有意識地去想『我是為了什麼而做』。
工具分享 – 專注清單
專注清單是一個以番茄鐘＋待辦清單的 app ，會使用這個工具最主要的是因為能夠『紀錄時間』。
這有助於估算工作時數：
譬如以 25 分鐘為單位，如果一項工作的時數是 1 小時，那就是 2.4 顆番茄。如果是接案工作的話，就會讓自己至少要在 3 顆番茄內完成，如果超過很多可能就要思考自己是否部分花比較多時間、這樣下次時間估算可能就要調整。
這樣就能夠清楚的算出工作時數、費用喔！如果有興趣不妨試試看！
或是可以在網路上搜尋工作時數紀錄、番茄鐘，相信有其他 App 或工具。
建立一個專注的音樂清單
我在撰寫文章或整理思考文件時，會聽純音樂或白噪音讓我持續專注在工作上，有些人可能是全然安靜的狀況下效率是最好的，你可以嘗試在 Spotify 或 Youtube 上搜尋 “focus” 或是純音樂，試著聽聽看，什麼適合自己的。以下我將分享我常聽的專輯或是頻道：
1. Lofi Girl (Youtube)
Lofi Girl 是一個在 Youtube 上循環動畫、 Lofi 風格的純音樂直播的頻道，看著循環動畫 (看書的女生）再加上音樂，整得非常療癒 (而且還會不自覺得一直看下去 XD)
影片裡的女孩，專注著看書或寫字，有種陪伴、平靜的感覺。 😌
2. Noisli (Website)
Noisli 是一個線上專注音樂網站的網站，使用者可以選擇想要聽到的白噪音或是環境音，混合成自己喜歡的專注音樂。雖然免費版有每天的播放時間上限，但足夠播一個白天！ 他們的環境音樂處理的很好，非常自然！如果你透過專輯或播放清單，會因為曲目交換時的斷點而影響專注的話，這個網站就是一個很不錯的選擇喔！
3. Coffee Shop Noise – (Spotify)
如果你也是受疫情影響而 WFH 的話，會懷念悠閒的在咖啡館裏的時光嗎？不管是在咖啡館裡與朋友相聚或是工作。我在 Spotify 上找到這張專輯，每次工作時就都不自覺得一直聽下去。
總結，執行複雜或龐大的工作內容時，先放輕鬆一點，讓自己保持著可以有錯誤並保持調整修正的彈性，至少肯定自己已經開始執行了。然後再確認執行項目的核心價值，確保自己在做的過程當中不忘初衷，最後可能結合像是番茄鐘、營造讓自己專注的環境等，輔助維持處理工作的效率。
以上就是我在專注、提升工作上的幾個小工具、心得分享，如果你也有專注工作的方法或使用工具、音樂，都不妨回信給我喔！和我們分享喔！
謝謝你這次的閱讀！
