這個企劃是透過每月一問六答，讓團隊成員能夠回應一些與設計職涯、設計工作內容相關的問題，加強彼此之間的交流和分享，也希望能藉此讓大家有更多闡述自己想法的機會。
那麼，企劃系列的第四題是：「如何進行專案管理？探索專案管理的各種可能」，你在工作上需要進行專案管理嗎？或者需要管理自己的工作進度？閱讀這篇文章，看看一塊設計的大家都是如何管理專案讓自己工作更有效率！
Debby
目前執行專案的方式，除了工作用的專案軟體。近期用了兩個工具：
其實專案管理和紀錄想法的工具嘗試用了很多，但最近的心得是不管選擇哪個工具，只要 Task 過多、規劃過長遠、過細，都會造成執行時壓力過大而窒礙難行。
最後嘗試用 GoodNotes 手寫下想法，將今天的要做的事都放在一張 Page 內。有任何靈感也能隨手畫。我發現手寫和手繪能讓我更專注在想一件事如何執行，而不被干擾。
順道分享我最近做的 GoodNotes 免費的 Template, 如果你也剛好在用 GoodNotes 也可以自行下載！XD
最後，我覺得我自己是一個蠻常變換或嘗試新的工作方法的人，剛開始用新工具總會規劃很細，但最後施作時發現執行完成的數量很低，後來改成簡便、輕便的方式，時間的彈性和執行的動力也較高。畢竟比起在完美的規劃，也比不上執行的第一步！
Niki
現在因為是獨立接案的關係，而專案管理其實就比較不需要和他人合作，主要是在控管個人案子的需求、目標和進度。
前陣子開始使用了 Notion 的專案模板，覺得滿方便的用起來也挺順手的，這份 Notion 專案的模板主要是以專案和任務為單位，彼此之間是串連的，在任務層除了模板以設定的名稱、進度、期限、優先度等項目以外，在任務中我自己另外還增加時程，讓我可以方便預覽每天的待辦事項。
在接到案子或者在我預計要執行的方向時，我會先將了解到的需求、限制和目標簡易記錄下來，還有確認時程和期限，緊接著開始規劃要執行的內容，除了客戶方需要製作的項目以外，發想、搜集資料、修改、會議、結案檢視和回顧我也都會拆成任務條列。
以專案為單位每個拆分的任務也能夠開啟頁面將細節、文件記錄起來，這樣的架構模式也讓我在翻找資料時，更加方便可以統一瀏覽，有時候在執行其他案子時想到有某個案子有相關性可以參考時也很方便查找，Notion 真的好強大呀 XD
其實之前都是比較單純以甘特圖和專案列表的方式沒有特別在管理專案，現在所有專案都可以在同一頁面預覽收納，也將任務拆解細分，有個視覺化的檢視目前都是覺得滿可以減少腦袋的負荷，未來就繼續實驗看看囉，以上分享我現階段個人專案管理的方式。
Mu
現在所在的公司設計組需要負責產品開發之外也需要負擔大量的行銷設計需求，因為需求來源較多且類別各不相同，我們大概分成兩大工具管理專案。Jira 和 Excel 分邊擔任了進度控管和資訊紀錄兩大功能，因為分工較細且涉及團隊工作模式較為複雜，以下逐項說明。
- Jira
Jira 是一種為敏捷開發設計的專案管理軟體，由於公司是採用敏捷框架進行開發，因此團隊使用的是 Jira 中內建 Sprint 衝刺功能的軟體開發模板，每個 Sprint 開始前團隊會一起從下方 backlog 列表中拉出需要在這個 Sprint 完成的事項，並拉至上方衝刺區域。 認領 task 的人員可以直接在列表看見自己的認領狀況、task 時數點、以及進行狀況，方便團隊互相確認當前的 task 的進度與狀態。Jira 也提供為 task 自訂分類、Epic 的功能。以基礎功能來說算夠用，但實際用起來覺得這軟體並不太友善設計團隊的需求，譬如我們每個 task 都需要經過 5 個由不同人負責的流程，但是 backlog list 卻無法直接顯示 child issue 的層級，必須點進卡片才能看見，timeline 也只顯示 parent issue 的軸長。總體來說覺得堪用，但客製化彈性不足，導致在使用上有些美中不足的遺憾。(還有一個問題後面 Lauren 有提到，就是過去完成的 task 沒有系統化保存，個人覺得是個硬傷)
- Excel
開發專案不太需要用到 Excel 進行管理，但由於我們產品線有大量的行銷需求，除了產品本身之外還有各種合作活動檔期，因此和活動相關的各種細節包含合作廠商、日期、需求細節等，會先列在 Excel 內進行記錄。
除此之外，為了量化團隊產能，確保我們拿下的量是合理且健康的範圍，而非有需求就無限制的接下導致加班狀況日漸嚴重，今年團隊開始使用產能表進行紀錄，首先先釐清各項設計 task 類別會耗費的工時，根據記錄取得各 task 的工時共識後，每個 Sprint 產能表會先以實際工作天計算原始工時、扣除會議等公司庶務、其他需要進行開發 task，剩下的工時團隊就能計算這週 Sprint 還能領下多少張 task 並在產能不足時提前和 PO 預警產能告罄的情況。
Judy
採取何種管理方式取決於專案複雜度和團隊規模，對我這樣的個人接案者來說，手上專案週期很少超過一年以上、又是獨立作業，所以下面的分享比較偏向個人的專案管理／任務管理。
我使用的是 Kanban 管理法，利用 Milanote 這個線上軟體來檢視手上的專案及進程（同時還可以用它做提案發想的工具，用途廣泛這點很推）。
Kanban 管理法最大的優勢就是可視化的專案追蹤，當專案週期大多小而密集、迭代迅速，就代表常有多個專案同時進行，那麼可以將專案全部攤開一起檢視，讓狀態、進度一目瞭然就變得很重要。不過因為同時要看的專案太多，我通常會把待辦事項拆出來獨立放在另一個任務追蹤版上，不然會漏掉XD Milanote 這個工具本身就有 todo list 和 due date 標示的功能，把待辦放在 unsorted 區塊（在版面裡會獨立於所有的便條紙、釘選在右邊）就能很清楚知道近期需要處理的事項。
對於專案管理，我的看法是可以花越少心力在這上面越好，工具本身的學習曲線低且操作簡單即可。畢竟當你身兼業務、PM、會計、前端的時候，最有生產力的工作還是本職的前端程式和需求討論（釐清需求能少做一半無用功！）。專案管理工具應該要能協助工作，而非佔用大量時間精力。
靖萱
我的工作是全職自由接案，專案管理主要用來：整理專案資訊、安排工作時間、專案排程、追蹤專案進度、紀錄收款狀態。基本上我就是每天工作前會先瀏覽一下工作內容，寫下當天的 to do list，收工後更新進度，就這麼單純而已（覺得滿沒參考價值的）。
目前所有工作都使用 Notion 管理，它可以建立不同瀏覽模式， 很方便利用切換模式來快速編輯專案狀態。Notion 使用上像是電子筆記本，資料搜集、客戶丟來的素材等等我會用連結的方式貼上，就不用每次找東西還要去翻信件或對話紀錄。像是開會紀錄、靈感和一些模糊的畫面我也會很隨意的寫上去，整體用起來真的滿像在整理筆記的。
↓ Board view 模式：我會建立不同狀態來分類專案，一目了然！
比起公司團隊的專案管理，我的相對很單純，不需要和團隊共同編輯，只要紀錄好自己的部分，所以滿可惜沒用到 Notion 的強大功能ＱＱ。
Lauren
平時習慣用 Notion 做專案管理，因為 Notion 提供的 database 樣式非常彈性，可以調整成自己最習慣的樣式。
前公司使用 Jira 做專案管理，一張 Jira 等於一張 design ticket，我們習慣把最終的設計稿放在上面，但是 Jira 比較不方便的地方在於 ticket 關了之後就很難再找出來了，有時候會想找很久以前的設計檔案，但最終都淹沒到工程師、PM 的 tickets 之中。
因此我自己會在自己的 Notion 另外開一個版，專門管理處理過的 design ticket，彈性化的 database 可以讓我很輕鬆的標記、分類每一張 ticket，未來也很容易找到歷史檔案，可以輕鬆的拿該檔案和團隊討論當時的設計情境！唯一比較美中不足的是沒有自動化設計，所以我需要自己填寫這些欄位。
此篇文章是系列文章的第四篇，如果你想要閱讀其他篇歡迎點擊以下連結 👇 1. 一塊特別企劃｜設計師/工程師：工作五年後最大的轉變 2. 一塊特別企劃｜近期 UI/UX 設計資源精選分享！ 3. 一塊特別企劃｜除了現職以外的職業選擇？ 4. 📌 一塊特別企劃｜如何進行專案管理？探索專案管理的各種可能(您現在閱讀的是這篇) 5. 一塊特別企劃｜面對設計挑戰：如何在複雜情境說服與提供設計解決方案 6. 一塊特別企劃｜資深設計師需要具備哪些能力呢？
