筆者最近剛好有機會肩負幾個大專案進行，其中包含一塊設計這個部落格的前期規劃。在這過程當中學習到很多與人合作和專案規劃的細節。其中一些踩雷經驗分享給讀者。
甘特圖，好像對我沒有用
我是一個喜歡做規劃，喜歡將文件歸類、專案安排，但喜歡和實際狀況卻是有落差的。
剛開始專案時，會發現有各種大大小小的事需要準備、寫文件、留意、和人討論等等，剛開始我找了很多專案規劃的工具 Trello 、todoist、Notion 、Evernote、甘特圖工具，試圖找一個我方便一次看到整個專案的進度的工具。
剛開始我嘗試用 ProjectSheet planning 這套 Google Sheets 的甘特圖工具：
首先列出大 Project 後再往下切小專案項目、排上大專案的上線時間，接著再往前粗估每一階段的完成時間，有些項目太細或離現在的時間太遠就先不列出。
剛排出來後，有一種看清、掌握整個專案安心感。
但，這就是真正的問題啊！！
現實是，永遠有更重要的（ㄗㄚˊ）事會安插進來或是拖延症發作（想想還有很多時間可以做。不如就先放著w？ 結果就像高中的寒暑假作業一樣，最後一個禮拜趕著寫完。😅 )
就這樣，過了兩三個禮拜，我忽然看到這一排的大專案和細項覺得不知所措，現在應該做哪些？因為每一件事的結束時間都還沒到，哪一件事需要先進行的？
後來請教一位資深的工程師，詢問他關於大專案進行的方式。他看到我的甘特圖後，不自覺地大笑起來。
純粹對於一個專案管理的菜鳥來說，只有一個人在管理專案時，這對我來說真的不是那麼適合的工具。(對甘特圖沒有惡意 XD)
他分享了一個最重要的安排工作方式：
專注在兩個禮拜內可以解決的項目
大型專案進行的時間太長，中間的變動性很高，所以即使將每一個項目的時間都排好，結果絕對不會如預期的每一項都在時間點上完成，那倒不如先將專案的大項目階段大致列出後，在列出“兩週內”能達成的“小項目”，然後這兩週就專注解決這些問題。
在這當中可能會有突發的新問題，發現時可頻估如果是短時間１、2 小時內可解決的，就先執行。如果不行，就先排在預計執行的列表內。
接著用專案管理工具 Trello 、 Notion 等，建立三、四個版，列出包含待完成、進行中、已完成或是再細一點的狀態包含待確認，如果是發想的創意，可以再建一個許願池版，將靈感或想要做的項目列在這一個版內。
這次網站規劃，我使用 Notion 管理，並建立兩個頁面，一個是放專案的大項目進度，這裏的項目不分大小，但就盡量將需要完成的事情全都排上去、另一個則是放置兩週內執行的項目。
調整成後，我更能專注在完成現在進行的事情上；因為每一個小項目都很細，所以我幾乎每天都會看一下版，確認有沒有什麼項目完成或是可以取消的；有時可能當初只是先列出待辦清單，但實際在做的時候可能有更好的方式，所以取消了某些項目，也是很常見的；同樣，也有蠻多項目是在執行階段時，發現需要再繞回前一個步驟調整，那麼就在預計進行的版內加入。
執行後的心得：好的 PM 帶你飛！
經過這次調整工作流程後，真心佩服過去和我合作的 PM 大大們。 我很幸運的遇到蠻多能力很強的 PM ，在和他們工作時和客戶確認需求、擋掉多餘的需求，協助安排我的工作時程，讓我可以很安心的做我的工作。而我也在這幾次的專案當中學到，多花一點時間確認需求、列出清單，更能減輕執行者的負擔，相反的，倉促規劃流程，有時反而要花更多時間去調整流程。
最後，如果你也深陷在專案海裡，不妨也嘗試看看將兩週內可完成的項目提取起來，每一個禮拜 Review 有什麼工作提前完成了、什麼工作延宕或需要花更長時間執行的？希望這次的分享可以給予你幫助 ：）
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